Janne Sirén
Suomen Amiga-käyttäjät ry:n sääntömääräinen vuosikokous järjestettiin lauantaina 28. elokuuta Espoon Kirkkojärvellä. Paikka oli aikaisempiin kokouksiin verrattuna poikkeuksellinen, onhan yhdistys kokoontunut perustamisestaan lähtien aina tiedekeskus Heurekassa Vantaalla. Nyt kokoustilana toimi taloyhtiön kerhotila, jonka käyttö oli yhdistykselle ilmaista - paikalle samaisena aamuna vedettyä nettiyhteyttä myöten.
Koska rahoitus tähtäsi seuraavan viikonlopun Saku 99 -tapahtumaan, valinta oli ilmeisen onnistunut osanotonkin vuoksi. Pelkät kokoukset eivät ole koskaan, edes Heurekassa, vetäneet suurta osanottoa, eikä määrä nytkään päätä huimannut: yhteensä paikalla kävi päivän aikana 10 henkilöä. Ei olisi kovin mielekästä rahojen käyttöä maksaa tuhansia vuokrasta kymmenen hengen vuoksi, eikä toisaalta seuraavan viikonlopun Saku-tapahtuman läheisyys suonut edellytyksiä rakentaa viime vuoden kaltaista kokoustapahtumaa, ja Saku 97:ssa taas todettiin, ettei kokous sovi Saku-tapahtuman kumppaniksi. Läksyt on luettu.
Pienellä mutta pippurisella tiimillä pidettiin joka tapauksessa asiallinen kokous, jonka virallinen sisältö selviää oheisesta pöytäkirjasta. Ensimmäistä kertaa kokouksesta oli myös yhteys Internetiin, joten jäsenet ympäri maata saattoivat seurata tilaisuuden etenemistä IRC-kanavan ja web-kameran välityksellä. Ratkaisu oli ilmeisen onnistunut ja kirvoitti myös yhdistystoiminnasta vähemmän kiinnostuneita tiirailemaan ainakin web-kamerasta, että mitäs siellä sorvataan. Nettiyhteys on siis listalla ykkösenä jatkoakin ajatellen.
Historia on opettanut myös, että kokousväki on huomattavasti paremmalla mielellä, jos heille tarjotaan myös leipää ja sirkushuveja. Yhdistys kustansi kokoukseen virvoitusjuomia ja tapahtuman jälkeen katseltiin videonauhoja. Tilaisuudessa näytettiin Amigan World of Amiga '99 -messuilla esittämä Amiga-musiikkivideo (se jossa Transmeta vilahtaa ruudulla), Janne Pikkaraisen, Janne Sirénin ja Tony Meesin World of Amigassa kuvaamaa kotivideomateriaalia vartin verran, sekä Esa Haapaniemen paikalle toimittama jenkkilän Amiga '99 -messujen banquet-video, jossa puhui mm. NASAn astronautteja ja Amigan Jim Collas.
Lisää valokuvia vuosikokouksesta löydät Suomen Amiga-käyttäjät ry:n kotisivuilta osoitteesta http://batman.jytol.fi/~saku/ tai http://tzimmola.tky.hut.fi/saku/.
SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY YHDISTYKSEN VUOSIKOKOUS 1999 | PÖYTÄKIRJA 30.8.1999 |
AIKA | 28. elokuuta kello 14.10 - 15.15 |
PAIKKA |
Espoon keskus, taloyhtiön kerhotila Kaivomestarinkatu 8, Espoo |
LÄSNÄ | Janne Sirén, puheenjohtaja Tomi Jaskari, sihteeri Mika Hanhijärvi Timo Kemppaala Ville Koivunen Ari Latvaniemi Johanna Makkonen Risto Mäki-Petäys Janne Pikkarainen |
1
Kokouksen avaus
Kokous avattiin kello 14.10.
2
Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja
tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi Janne Sirén, sihteeriksi Tomi Jaskari sekä Johanna Makkonen ja Janne Pikkarainen pöytäkirjantarkistajiksi. Ääntenlaskijoita ei tarvittu eikä valittu.
3
Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
4
Hyväksytään kokouksen työjärjestys
Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys kokouskutsun mukaisena (liite 1).
5
Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
Tilintarkastajien lausunnossa (liite 2) todettiin, että yhdistyksen kirjanpito ei täytä tekniikaltaan kirjanpitolain asettamia vaatimuksia. Esillä oli tuloslaskelman (liite 3) ja tilinpäätöksen (liite 4) mallit. Janne Sirén esitti yhdistyksen vuosikertomuksen (liite 5).
6
Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
Lykättiin vielä kerran tilinpäätösten (tilikaudet 4 ja 5) vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä. Vuosikokous päätti, että tilinpäätösasiakirjojen tekemisestä voidaan suorittaa tarvittaessa osaavalle, ulkopuoliselle henkilölle 150-200 markan suuruinen korvaus.
Kirjanpidosta todettiin myös, että tiliotteet, kuitit ja muu tarvittava dokumentaatio ovat kyllä tallessa ja kunnossa, mutta hallituksen jäsenten kirjanpitotaidot eivät ole olleet riittävät tilinpäätösten loppuunsaattamiseen ja apua tarvitaan.
Hallituksen vastuulle jää huolehtia juoksevan kirjanpidon suorittamisesta sekä valvonnasta (kuukausittain). Kirjanpito saatetaan vaadittuun kuntoon mahdollisimman pian ja sen vahvistamiseksi järjestetään tarvittaessa ylimääräinen yhdistyskokous.
7
Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja
jäsenmaksun suuruus
Yhdistyksen toimintasuunnitelman pohjaksi esitettiin Janne Sirénin (liite 5) kokoelma ajatuksia nykytilanteesta, ydintoiminnoista, mahdollisuuksista ja haasteista tulevana toimikautena ja myöhemminkin tulevaisuudessa.
Ydintoiminnoista suoriutuminen on edellytys yhdistyksen olemassaololle; olisi todella ikävää, jos yhdistys jouduttaisiin uudelleenperustamaan. Pidetään kiinni siitä mitä meillä on ja petrataan yhdessä. On erittäin tärkeää noudattaa kaikkia yhdistykselle asetettuja velvotteita, esimerkiksi kirjanpidon osalta.
Tulo- ja menoarvioista todettiin lyhyesti vain se, että jäsenmäärä todennäköisesti pysyy samana tai kasvaa. Varainhankintana tämä tarkoittaa noin 5000 markkaa, jonka verran siis ainakin on käytettävissä yhdistyksen toimintaan tulevana kautena.
Hallituksen tehtäväksi jää toimintasuunnitelman muokkaaminen tarjolla olevien voimavarojen mukaisesti. Erityisesti painotettiin kirjanpidon tekniikan hiomisen tärkeyttä, vaikka rahaliikenteessä muuten ei mitään ongelmia olekaan havaittu.
Jäsenmaksuksi vuodelle 2000 päätettiin 50 markkaa. Jäsenmaksun voi nyt maksaa myös euroissa, jolloin maksu on 8 euroa. Saku-lehden kotiinkantoa päätettiin jatkaa lyhyen keskustelun jälkeen, ja kotiinkantomaksuksi vahvistettiin 100 markkaa eli 16 euroa (sisältää jäsenmaksun).
Eurojen käyttäminen on vaihtokurssit huomioiden hieman edullisempi vaihtoehto, joten euroistuminen ei ainakaan nosta yhdistyksen jäsenmaksua. Erillistä liittymismaksua yhdistykselle ei tälläkään kertaa päätetty asettaa.
8
Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
Valittiin uusi hallitus (liite 6) paikalla olevista sekä etukäteen suostumuksensa antaneista. Uusi hallitus aloittaa toimintansa Saku 99 -tapahtuman jälkimaininkien laannuttua päivämäärällä 20. syyskuuta 1999. Uuden hallituksen suositellaan aloittavan urakkansa tutustumalla vanhoihin kokousmuistioihin ja -pöytäkirjoihin, ja näin varmistaa kerätyn tietotaidon siirtyminen eteenpäin.
9
Valitaan tilintarkastaja ja hänelle yksi varamies
Toivottiin, että nykyiset tilintarkastajat jatkavat. Janne Lardotilla on selvästi hallussaan tehtävän vaatima asiantuntemus. Suostumus varmistetaan jälkeenpäin. Varajärjestelyistä vastaa tuleva hallitus.
10
Käsitellään muut esille tulevat asiat
Keskusteltiin lyhyesti sponsoreista. Todettiin hallituksen selvityksiin viitaten, että voimme ottaa vastaan lahjoituksia, mutta yleishyödyllisenä yhdistyksenä emme voi myydä mainostilaa.
Risto Mäki-Petäys saapui kokoukseen vasta kello 14.55.
11
Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin kello 15.15.
Janne Sirén | Tomi Jaskari |
puheenjohtaja | sihteeri |
12
Pöytäkirjan tarkistus
Olemme tarkistaneet pöytäkirjan ja todenneet sen vastaavan kokouksen kulkua.
Johanna Makkonen | Janne Pikkarainen |
pöytäkirjantarkistaja | pöytäkirjantarkistaja |
13
Liitteet
Liite 1 - Kokouskutsu
SUOMEN AMIGA-KÄYTTÄJÄT RY. VUOSIKOKOUSKUTSU 14.8.1999
Hyvä Suomen Amiga-käyttäjät ry:n jäsen,
Kutsumme teidät yhdistyksen sääntömääräiseen vuosikokoukseen, joka järjestetään Espoossa lauantaina 28. elokuuta 1999 kello 14 alkaen. Kokous etenee oheisen esityslistan mukaisesti. Vain pieni osa nykyisestä hallituksesta asettuu ehdolle uuteen hallitukseen, joten olisi ensiarvoisen tärkeää saada paikalle runsaasti hallitusvastuusta kiinnostuneita. Ketään ei tietenkään pakoteta hallitukseen, joten toivomme myös vähemmän yhdistystoiminnasta kiinnostuneita osallistumaan keskusteluihin.
Mikäli olette halukkaita asettumaan ehdolle yhdistyksen luottamustehtäviin, mutta olette estyneitä osallistumaan kokoukseen, pyydämme teitä lähettämään ennen kokousta sähköpostia osoitteeseen siren@mikrobitti.fi. Hallitukseen voidaan hyvin valita jäseniä kaikkialta Suomesta, sillä yhteydenpito hoituu pääasiassa sähköpostitse. Tutkimme myös mahdollisuuksia yhdistää kokous Internetiin; lisätietoja ilmestyy tarvittaessa kotisivuillemme (http://batman.jytol.fi/~saku/).
Ohjelmassa on kokouksen jälkeen, arviolta kello 15-16 alkaen, Amiga-aiheinen videotuokio. Mikäli kokous ei kiinnosta, olette toki tervetulleita katselemaan vain videoita sen jälkeen. Jäsenmaksun voi maksaa kokouksessa. Vuosikokous järjestetään tällä kertaa poikkeuksellisesti Kirkkojärvellä, Espoon keskuksessa. Kokouspaikka on Kaivomestarinkatu 8, tarkemmin taloyhtiön kerhotila, joka löytyy Helsingin puhelinluettelon karttasivulta 17 ruudusta 36-77.
Kaivomestarinkatu on lyhyen kävelymatkan päässä Espoon juna-asemalta (Helsingistä lähijunat E, L, S) ja se sijaitsee hotelli Kuninkaantiestä katsoen Kirkkokadun vastakkaisella puolella. Läheltä kulkee lähiliikenteen linja-autoja ja henkilöautoille on maksutonta pysäköintitilaa. Kokoustilan edessä, Kaivomestarinkadun kääntöpaikalla, on ennen kokousta opashenkilö.
Tervetuloa!
Ystävällisin terveisin,
Janne Sirén
Varapuheenjohtaja, tapahtumavastaava
Suomen Amiga-käyttäjät ry.
Liite 2 - Tilintarkastajan raportti
1. Suomen Amiga-käyttäjät ry:n kirjanpidosta ei voi vielä antaa tilintarkastajan lausuntoa, koska tilinpäätöstä ei ole ja erityisesti 30.6.99 päättyvän tilikauden kirjaukset ovat puutteelliset. Kyse on tilinpäätöksen tekniikasta, ei siis siitä, että raha-asioiden hoitamisessa sinänsä olisi mitään vikaa.
2. Yhdistykselläkin pitää olla pieni tilikartta eli suunnitelma, miten tuotot ja kulut jaotellaan ja nimetään niin, että vuoden summat eli tuloslaskelma ja tase kuvaavat tapahtumia tarkoituksenmukaisesti. Yhdistyksen säännöissä on määritelty, mitä on varsinainen toiminta. Sen mukaiset tuotot ja kulut tulisi kirjanpitolain mukaan laskea erikseen. Lisäksi erotellaan varainhankinta eli jäsenmaksujen perintä tms. tuottoineen ja kuluineen. Kolmas ryhmä ovat satunnaiset erät, tuotot tai kulut, jotka eivät toistu.
3. Jos kirjanpidossa käytetään käsitettä "suorite" kirjauksen yhteydessä, on mahdotonta päätellä, onko kyseessä tuotto vai kulu ja minkälainen - selkeämpi selite siis!
4. Tiliotteet kelpaavat nykyään tositteiksi ja pieni tietokoneohjelma kirjauksiin on ok. Tilinpäätös pitää kuitenkin tehdä erikseen, allekirjoittaa (hallitus) ja jakaa vuosikokouksen osanottajille liitteineen, joita ei kovin paljon pikkuyhdistykseltä vaadita. Toimintakertomus pitäisi olla ja tilintarkastajan lausunto.
5. Kirjanpidon järjestäminen vaatisi pientä kehitysnykäystä nykytasosta, mutta mallin luomiseen tarvittaisiin henkilö, joka tuntee kirjanpidon.
Liite 3 - Tuloslaskelman malli (vain esimerkki, ei valmis tuloslaskelma)
Suomen Amiga-käyttäjät ry. TULOSLASKELMA 1.7.1997 - 30.6.1998/malli mk VARSINAINEN TOIMINTA Tuotot 6 030 Kulut Henkilökulut - Poistot - Muut kulut ____________________ 22 806 Tuotto/kulujäämä - 16 776 VARAINHANKINTA Tuotot 19 350 Kulut ______________________________ - Tuotto/kulujäämä +2 574 Satunnaiset erät ___________________ - Tilikauden tulos = ylijäämä +2 574 Helsinki 20. elokuuta 1998 Suomen Amiga-käyttäjät ry:n hallitus ....................... ....................... .......................
Liite 4 - Taseen malli (vain esimerkki, ei valmis tase)
Suomen Amiga-käyttäjät ry. TASE 30.6.1998/malli VASTAAVAA VASTATTAVAA Pysyvät vastaavat Oma pääoma Aineelliset hyödykkeet Ed. tilikausien voitto 1 714? Vaihtuvat vastaavat Tilikauden voitto 2 574 Vaihto-omaisuus Vieras pääoma Saamiset Velat Rahat ja pankkisaamiset 4 288 _____________________________________ - Tase yhteensä 4 288 4 288 Helsinki 20.8.1998 Suomen Amiga-käyttäjät ry:n hallitus ....................... ....................... ....................... Käytetyt tilikirjat: Tämä tilinpäätös on laadittu voimassaolevan lainsäädännön ja hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. Pääkirja (ATK) ....................... tilintarkastaja Huom! - Jos yhdistyksellä on koneita ja laitteita, niiden arvo tulisi kirjata kohtaan "Aineelliset hyödykkeet". - Jos varastossa on myytäviä tavaroita, ne kirjataan kohtaan "Vaihto-omaisuus". - Jos kumpaakaan ei ole, niin Vastaavaa-puolelle tulee vain rahat ja pankkisaamiset, joka on siis kertynyt edellisten tilikausien voitoista, ellei velkoja ole. - Nämä molemmat, tuloslaskelma ja tase on tehtävä myös 30.6.1999 päättyneestä tilikaudesta ja toiminnan alusta lähtien 30.6.1997 saakka. Ne on ihan helppo tehdä laskemalla jokainen tiliotetapahtuma oikeaan tilikohtaan.
Liite 5 - Vuosikertomus 1998-1999 ja toimintasuunnitelma 1999-2000
Suomen Amiga-käyttäjät ry:n vuosikertomus 1998-1999
Suomen Amiga-käyttäjät ry:n toimintasuunnitelma vuodelle 1999-2000
Toiminnan pakolliset vähimmäisvaatimukset vuodelle 1999-2000:
Mahdollisuuksia ja haasteita vuodelle 1999-2000 ja eteenpäin:
Liite 6 - Yhdistyksen hallitus 1999-2000
Varsinaiset jäsenet:
Tomi Jaskari, puheenjohtaja
Janne Pikkarainen, varapuheenjohtaja
Terho Henriksson
Timo Kemppaala
Jarmo Piippo
Varajäsenet:
Oliver Kruusi